MOB: Herr Arbitter, wie hat die Corona-Pandemie den Markt für Kollaborationslösungen beeinflusst?
Peter Arbitter: In der Corona-Pandemie haben Messenger-Dienste, Kollaborations- und Videokonferenz-Tools zwangsläufig einen enormen Schub erfahren. Ohne sie hätten die meisten Firmen ihren Betrieb nicht am Laufen halten können. Unternehmen, die ihre Abläufe bereits digitalisiert hatten, waren klar im Vorteil und konnten ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken. Die anderen mussten dies in kürzester Zeit bewerkstelligen, das funktionierte nicht immer reibungslos.
MOB: Welche Anwendungen haben die Unternehmen in den letzten Monaten konkret weitergebracht, welche eher weniger?
Arbitter: Der Markt für Kollaborationslösungen ist in den vergangenen Jahren stetig gewachsen. Viele Tools für private Nutzer bieten bereits Basisfunktionalitäten wie Chats und Videokonferenzen. Im geschäftlichen Umfeld sind die Ansprüche wesentlich umfangreicher: Unternehmen legen Wert auf integrierte Kollaborations- und Office-Lösungen, die möglichst auch die Geschäftskundentelefonie beinhalten und die Produktion und Effizienz steigern. Die meisten Betriebe nutzen inzwischen Teams. Das Tool ist einfach zu bedienen und bereits im Komplettpaket Microsoft 365 integriert. Außerdem können die Mitarbeiter mit Teams nicht nur chatten, zusammenarbeiten oder per Video kommunizieren. Mit einer Zubuchung können sie auch telefonieren wie mit einer herkömmlichen Telefonanlage, nur dass diese in der Cloud ist. Sie sind unter ihrer bekannten Büronummer dann auch auf ihren Smartphones erreichbar. Das funktioniert auch in Regionen mit schlechterer Netzabdeckung, denn Teams Telefonie erfordert keine besonders hohe Bandbreite. Der Erfolg spiegelt sich in Zahlen wider: Teams zählte bereits im Oktober 2020 weltweit etwa 115 Millionen aktive Nutzer – und liegt weit vor Messenger-Diensten wie Slack mit etwa zwölf Millionen Anwendern.
MOB: Was sind häufige Stolpersteine bei der Nutzung von Kollaborations-Tools?
Arbitter: Unternehmen, die im vergangenen Jahr übereilt ein Kollaborations-Tool eingeführt haben, hatten zunächst mehr Arbeit damit statt weniger – und dazu noch unzufriedene Nutzer: Diese kamen nicht mit der Software zurecht, der Ton ruckelte, die Verbindung brach ab. Aber nach so vielen Monaten sind die meisten Mitarbeiter zu richtigen Profis im Umgang mit den Lösungen geworden – und wollen fast nur noch darüber kommunizieren anstatt zu telefonieren.
MOB: Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Kollaborationslösungen fürs Homeoffice achten?
Arbitter: Unternehmen standen und stehen nicht nur vor der Herausforderung, ein geeignetes Tool zu finden, das ihren Anforderungen – auch an Sicherheit und Compliance – entspricht. Die Homeworker müssen auch trotz einer möglicherweise schlechteren Internetverbindung effektiv arbeiten können. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter beim digitalen Wandel mitnehmen, also eine neue Remote-Work-Arbeitskultur etablieren und sie im Umgang mit neuer Software schulen. Hier spielt auch die Generationsfrage eine große Rolle: Ältere Kollegen fühlen sich schnell außen vor, wenn es um die Einführung digitaler Tools geht, während für jüngere der Umgang mit Kollaborationslösungen selbstverständlich ist und sie dies geradezu von ihrem Arbeitgeber fordern. Eine funktionierende digitale Zusammenarbeit ist also nicht nur eine Frage der Technik.
MOB: Was muss in puncto Sicherheit berücksichtigt werden?
Arbitter: Unternehmen sollten zuallererst darauf achten, dass das Tool DSGVO-konform ist. Das beinhaltet u.a., dass der Anbieter transparente Datenschutzrichtlinien und AGB zur Verfügung stellt, die aufzeigen, wie er personenbezogene Daten verwendet, verarbeitet und speichert. Damit die Mitarbeiter sich zu Hause oder unterwegs sicher in das Firmennetz einwählen können, sollten Unternehmen ihnen einen VPN-Zugang zur Verfügung stellen, also eine geschützte Netzwerkverbindung. Außerdem sollte jeder Beschäftigte, der remote arbeitet, dies ausschließlich auf einem sicheren Firmengerät machen. Zuvor sollte der Betrieb ihn im sicheren Umgang mit dem neuen Tool schulen und für die Gefahren von Phishing und Co. sensibilisieren. Bekanntlich ist der Mensch das schwächste Glied in der Sicherheitskette der Unternehmen.
MOB: Welche Chancen werden durch die digitale Zusammenarbeit Ihrer Ansicht nach entstehen?
Arbitter: Wir haben seit dem ersten Lockdown gelernt: Es ist nicht mehr zwingend notwendig, dass Mitarbeiter und Führungskräfte jeden Tag im Büro anwesend sind oder lange Strecken für ein Meeting zurücklegen müssen. Über Kollaborations-Tools können sie sehr effizient virtuell zusammenarbeiten und ihre Besprechungen flexibel und ortsunabhängig abhalten. Für Unternehmen an weniger attraktiven Standorten ergibt sich damit auch die Chance, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und generell ihren Beschäftigten moderne Arbeitsbedingungen und eine bessere Work-Life-Balance zu bieten.
Bildquelle: Deutsche Telekom
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